Benutzer:Birkenkrahe/HWR-UMO/WS2012/Team-Forschungsmanagement-WS12

Arbeitspakete & Meilensteine LISTE

Bearbeiter	Aufgabe	Abgabe	Status
Aylin	Schriftliche Notizen vom Kundengespräch(18.10) bearbeiten und online stellen	25.10.12	fertiggestellt
Sebastian	User-Story's erstellen	1.11.12	fertiggestellt
Mikael	Happy-Path erstellen	1.11.12	fertiggestellt
alle	Happy-Path von Frau Wurbs überprüfen lassen	8.11.12	fertiggestellt
alle	Bei Fehlern oder Anmerkungen, von Frau Wurbs, Happy-Path Korrigieren	15.11.12	fertiggestellt
alle	Treffen mit Frau Wurbs zur erneuten Besprechung über Projekt und Status des Projektes	15.11.12	fertiggestellt
Maximilian	BPMN bearbeiten	22.11.12	fertiggestellt
alle	Besprechung mit Frau Wurbs zum Sprint-Review	22.11.12	fertiggestellt
alle	BPMN-Modell von Frau Wurbs überprüfen lasse	22.11.12	fertiggestellt
alle	BPMN-Modell wenn nötig korrigieren	29.11.12	fertiggestellt
alle	Meilensteine laut Diskussion.....	6.12-20.12.12	folgt...
alle	BPMN-Modell wurde von Frau Wurbs überprüft	10.01.13	fertiggestellt
alle	Überarbeitung des BPMN-Modells sowie Vorbereitung der Endpräsentation	10.01-17.01.13	in Arbeit
alle	Voraussichtliches Abschlussgespräch mit Frau Wurbs; 12:00 Uhr	17.01.13

ANMERKUNGEN

Hallo ihr Lieben,

also wie gesagt, ich habe mal alles abgetippt was ich so zum Prozess aufgeschrieben habe. Falls da irgendwas nicht klar ist könnt ihr gern nochmal nachfragen. Sonst würde ich sagen, bis Donnerstag.

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• Ich würde sagen, dass wir nochmal den Prozess durchgehen und gemeinsam eine Skizze erstellen. Das ist wichtig, da wir diese Woche vollzählig sein werden und so auch Sebastian Timm die Chance hat den Prozess zu verstehen und mitzuarbeiten.

• Dabei prüfen wir gleich ob wir alles richtig verstanden haben und skizzieren ihn gleich auf Blattpapier. Dabei werden entweder Fragen aufkommen, die wir Frau Wurbs stellen können oder wir fangen gleich an zu modellieren.

USER STORY

1. Der/Die Professor/in oder Lehrkraft (im Folgenden "Antragssteller" genannt) reicht einen Antrag auf Forschungssemester/Lehrdeputatsermäßigung schriftlich und elektronisch bei der Forschungskommision des jeweiligen Fachbereichs ein.
2. Die Forschungskommision prüft den Antrag gemäß der zentralen Forschungsförderungssatzung der HWR.
   
   1. Sollte der Antrag inkl. Unterlagen nur auf elektronischen Wege eingereicht worden sein, sendet die Forschungskommision einen Erinnerung an den Antragssteller.
      
3. Die Daten des Antragsstellers und dessen "Projekt" wird von der Forschungskommission in eine Datenbank aufgenommen.
   
4. Die Forschungskommission prüft ob vorangegangene Ermäßigungen an den Antragssteller vergeben wurden und vorherige "Projekte" laut. Satzung dokumentiert und eingereicht wurden.
   
   1. Sollte dies negativ sein, muss der Antragssteller diese Dokumentaion nachreichen.
      
5. Im positiven Fallen sprechen die Kommisionen eine Förderungsempfehlung aus und leiten diese an die Dekante weiter.
   
6. Über die Gewährung entscheidet schließlich der Dekan/in des jeweiligen Fachbereichs nach Feststellung der Vereinbarkaeit mit der Lehre durch den Fachbereichsrat.
   

Im Positiven Falle:

1. Der Status der Antragsdatenbank der Forschungskommission wird auf "laufend" gesetzt.
   
2. Der Antragssteller kann vor Eingang der Ergebnisses einen Antrag auf Umwidmung stellen.
   
3. Der Antragssteller muss vor Einreichung der Ergebnisse einen Vortrag über sein Forschungssemester an der HWR halten.
   
4. Der Antragssteller reicht / veröffentlicht seine Ergebnisse bei der Forschungskommission ein.
   
5. Die Forschungskommission setzt den Antragsdatenbankstatus auf "abgeschlossen"
   

Fristen für die Antragseinreichung:

Fachbereich	Antrag auf	Beginn der Forschung	Antragsfrist bis zum
1	Forschungssemester	Sommersemester	15.04
1	Forschungssemester	Wintersemester	15.10
3,4 & 5	Forschungssemester	Sommersemester	15.10
1	Deputatsermäßigung	Sommersemester	15.10
1	Deputatsermäßigung	Wintersemester	15.04
3,4, & 5	Deputatsermäßigung	Wintersemester	15.04

E-Mail von Frau Wurbs vom 02.11.2012

"Lieber Maximilian,

just ist viel zu tun, doch in zwei Wochen sollte es sich etwas beruhigen…

Zu den Fragen…

"Wir schauen jetzt auf die Stelle wo Sie auf Erhalt und Dokumentation von vorangegangenen Ermäßigungen prüfen:

Wenn die Ermäßigung nicht erhalten wurde bzw. nicht dokumentiert ist und Sie den Antragssteller zum Nachreichen auffordern, wie geht es danach weiter?

Müssen Sie solange warten bis es nachgereicht wird oder schreitet der Prozess mit der Einladung (Übersichtstabelle und Anträge) voran?

Setzen Sie auch eine Frist?"

1. Sollte bei einem Antragsteller noch eine Dokumentation ausstehen, wird er von mir darüber in Kenntnis gesetzt, ohne Fristsetzung für die Nachreichung. Als Antragsteller nehme ich ihn bereits für die Runde (Übersichtstabelle) auf, mit dem Hinweis dass die Dokumentation für eine vorangegangene Ermäßigung noch aussteht. Sobald er hierfür einen Abschlussbericht bzw. eine Veröffentlichung nachreicht, ersetze ich den vorangegangenen Hinweis mit der Information dass der Bericht bzw. die VÖ vorliegt. Ein zweites Mal wird er von mir nicht aufgefordert, da der Antragsteller für seine Bringschuld selbst verantwortlich ist. Sollte nichts eingehen, geht das so in die Foko-Sitzung. Die Foko-Mitglieder werden dann entscheiden müssen, ob Sie seinen neu gestellten Antrag aufgrund der fehlenden Dokumentation gleich ablehnen oder ihm einen Frist zu Nachreichung zugestehen und sich in dem Fall unter Vorbehalt zu seinem Antrag beraten.

"Nun befinden wir uns an dem Punkt, wo der Dekan über die Vergabe entscheidet.Sowohl die Foko als auch der Fachbereichsrat müssen vorher ihr ok geben,damit es zum Dekan weitergeleitet wird. Der besitzt dann die endgültige Entscheidungsgewalt.

Wie oft es ist vorgekommen, dass er nach den Empfehlungen der Foko und des Fachbereichsrat dennoch abgesagt hat? Und was bedeutet das für den Antragsteller?

Sollte es noch nie vorgekommen sein, dann muss man es theoretisch nicht modellieren."

2. Sprechen sich sowohl Foko als auch der FBR für die Ermäßigungen aus, so weiß ich nicht ob es schon einmal dazu gekommen ist, dass der Dekan sich dagegen ausgesprochen hat. Im normalen Prozessablauf passiert das wohl nicht, ich kann mir jedenfalls gerade nicht vorstellen was für ein Grund vorliegen sollte das er so handelt. Bestätigt der FBR dem Dekan, dass die Lehre aufgrund der beantragten Ermäßigungen nicht gewährleistet werden kann, so muss er sich dagegen aussprechen. Dass kann durchaus in diesem Jahr zu tragen kommen. Wir haben 14 Anträge auf Forschungssemester für das WS 2013-14, worüber sich der Dekan bereits Gedanken macht und die vermutlich nicht alle durch den FBR bestätigt werden können werden. Wie der Dekan am Ende über die Anträge entscheidet, wo die Kapazitäten fehlen, weiß ich nicht wirklich zu sagen. Ich denke doch, dass die Themen dann noch genauer betrachtet werden. Wenn Wir das auch genau darstellen wollen, werde ich das einmal in Erfahrung bringen und Euch mitteilen. Für den Antragsteller bedeutet das letztlich, dass er für den beantragten Zeitraum keine interne Unterstützung in Form von Lehrdeputatsermäßigung bzw. Forschungssemester für sein Forschungsvorhaben erhält. Das schließt jedoch nicht aus, dass er für folgende Semester erneut Anträge einreichen bzw. stellen kann.

"Und last but not least eine weitere wichtige Frage, die nicht direkt den Prozess betrifft.

Falls Sie verhindert oder krank sein sollten, wer ist Ihre Vertretung?"

3. Eine Vertretungsregelung bei längerer Abwesenheit meinerseits ist bislang nicht geregelt. Ob dass in dem Fall über die Vorsitzende der Foko laufen würde oder aber zunächst meine Kollegen, Herr Westerfeld und Frau Biedermann, die Arbeit übernehmen?? Ist wohl einmal zu bedenken ;-)…

Melde dich noch einmal zurück wenn etwas nicht so verständlich war.

Ebenso ein schönes Wochenende !

Grüße,

Annika Wurbs"

Neue Informationen nach Kundenmeeting vom 15.11.2012

Antrag auf Lehrdebutatsermäßigung (eher ein Ausnahmeprozess)

• Kann zwar gleichzeitig mit Antrag auf ein Forschungssemester eingehen u wird dann gleichzeitig bearbeitet aber der Zeitraum der beiden Anträge ist unterschiedlich (Lehrdebutat nicht zur gleichen Zeit wie Forschungssemester)
• Weitere Möglichkeit: Lehrdebutatsermäßigung wird als Hilfsantrag zum Forschungssemester gestellt wenn der Antragssteller davon ausgeht, dass sein Forschungssemester möglicherweise nicht bewilligt wird

Weitere Infos zu Dekan:

• Möglichkeit, dass zu viele Anträge auf Forschungssemester eingehen, sollte dies der Fall sein, entscheidet der Dekan welchen Anträgen stattgegeben wird uns welche abzulehnen sind (Nach Zeitpunkt Einreichung, Potential des Themas …..)

Weitere Infos zu Umwidmung:

• In den meisten Fällen wird ein neuer Antrag gestellt oder das eingereichte Ergebnis stimmt nicht mit dem Thema des beantragten Semesters überein >>> erst wenn die Antragssteller darüber informiert werden, dass hier eine Diskrepanz vorliegt wird meist der Antrag auf Umwidmung gestellt

Weiter Infos zum Prozess der nachzureichenden Unterlagen durch Foko (wenn aufgefordert):

• Anfrage geschieht nach Absprache

- Schwerwiegende Probleme: Vorsitzender FoKo

- Leichte Probleme: Frau Wurbs

• Kontrolle der Nachreichungen:

- Schwerwiegend: gesamte FoKo

- Leicht: nur Vorsitzender FoKo

• Sollten die Unterlagen erneut nicht vollständig eingereicht werden, wird der Antrag (meistens) abgelehnt

Informationen zu Umlaufbeschluss:

• Erfolgt bei schwerwiegenden Problemen
• Vorsitzender FoKo fordert zum Nachreichen auf
• In seiner Mail steht die Info, dass alle angeforderten Unterlagen bei frau Wurbs einzureichen sind
• Dokumente werden eingereicht
• Durch Frau Wurbs: Vorbereitung des Entscheidungsbeschlusses (extra Formblätter)
• Formulare sowie nachgereichte Unterlagen werden an die Mitglieder der Foko versendet
• Nachdem die Formblätter zurückgekommen sind, werden die Stimmen ausgezählt
• Zulassung des Forschungssemesters oder nicht. Infomail an:

- Antragssteller, Mitglieder FoKo, Fachbereichsrat, Dekan

• Wenn nachgereichtes nicht reicht (Entscheidung durch Vorsitzender FoKo) kommt es darauf an ob eine weitere Frist zum Nachreichen angesetzt wird – in den meisten Fällen wird aber hier der Antrag abgelehnt (auch hier wieder Info an alle durch Frau Wurbs wie oben aufgezählt)

Zusatzinfo:

• Lehrdebutatsermäßigung und Umwidmung müssen nicht vor FoKo verteidigt werden

Story

Szenarienplanung

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E-Mail-Verkehr Frau Wurbs

"Hallo Max,

ich habe gestern gar nicht in die Mails geschaut und las deine Mail soeben. Herr Birkenkrahe gab uns auch die Info zum Sprint Nr. 2. Nun die Technik hat bei mir nicht so mitgespielt und sofern ich die Wahl habe den Prozess mir persönlich zeigen zu lassen greife ich gerne darauf zurück. Den Termin legen wir in das neue Jahr?! Donnerstag den 10.01.? Bei der Uhrzeit richte ich mich nach Euch, sofern es nicht der späte Nachmittag ist. Gegenvorschlag ist auch OK.

Euch Vieren wünsche ich gemütliche Feiertage, ein schönes Fest und das Ihr gut ins neue Jahr kommt!

Zuletzt…beste Grüße,

Annika"

"Hallo Annika,

wir haben jetzt auch die zweite Version vollendet und liegen immer noch wunderbar im Zeitplan. Jetzt sieht der ganze Prozess ein bisschen gewaltiger aus, aber auch nach Regeln der BPMN richtiger. Morgen haben wir eine Onlinepräsentation über Adobe Connect. Herr Prof. Dr. Birkenkrahe übt sich wieder in den neuen Medien. Mal sehen wie das wird. Natürlich kannst du auch gerne online reinschalten, aber ich denke, dass die ganze Veranstaltung sehr langwierig sein wird, da hier und da mit der Technik etwas schief laufen kann. Wir stellen dir gerne nochmal den Prozess ausführlich und in Ruhe vor, aber ich persönlich würde von der morgigen Veranstaltung abraten. Besser ist es, wenn wir gemeinsam nochmal vor dem Bildschirm sitzen und wir uns den Prozess in Ruhe mit dem Team anschauen. Wäre das in Ordnung für dich? Wenn du einen Wunschtermin hast, darfst du ihn gerne äußern.

Ansonsten wünschen wir dir alle natürlich noch frohe Weihnachten und eine besinnliche Zeit."

Änderungswünsche von Frau Wurbs - Gespräche vom 10.01.2013

• Fachbereichsrat zum Pool des Dekans hinzufügen
• im Pool des Dekans das Nachrichtenereignis am Ende durch ein Endereignis ersetzen (optional)
• Annika Wurbs = Forsch 3 (Info)
• Vorsitzender der FoKo in den FoKo-Pool hineinziehen oder dort lassen ???? - Frau Wurbs wünscht sich eine zweite Lane (möglich?) + Start- / Endereignisse beachten >>> Vorsitzenden auch aus dem FoKo Pool in die richtige Lane ziehen
• Einladung zur FoKo Sitzung und FoKo Sitzung sind zeitlich nicht in der richtigen Reihenfolge !!!! (Pool Forsch3 u FoKo Pool) >>> möglicher Zeitevent (o Nachrichtenevent) oder Bedingung

• A2 Ausdruck für das Abschlussgespräch benötigt!

• Szenarienmodell bearbeiten:
• Kenntlichmachung wer mit den einzelnen Stichpunkten gemeint ist (Frustfaktor etc.)
• Kennzeichnen, wenn ein Punkt positiv (+) oder negativ (-) ist
• Einfügen wo wir stehen und wo wir hin wollen