Projekt:AG WissMa/Strukturierte Stichwortsammlung

(Daten als Medium)

1. Schaffung von Bewußtsein / Mindset

Literatur tipp https://www.kupoge.de/vorlesungsreihe/

1. Zielstellung
   1. Daueraufgabe
   2. Aufgabe an der alle im Haus beteiligt sind
   3. den Datenzyklus über das ganze Haus verteilt denken (von der Sammlung, über Ausstellung, Leihgeschäft, ÖA/PR, Langzeitarchivierung, Justiziariat, Restauration ...)
2. Zielgruppen
   1. im Haus auch an Mitarbeitende wie Aufsicht, Guides u ähl. denken
   2. im Publikum / Freundeskreis
   3. Fördermittelgeber
   4. Stakeholder Landkarte und dann Fokus
3. Aufgabenstellung und Rollen
   1. Accessmanagement
      1. lesen
      2. schreiben
      3. vorschlagen
      4. Raum für Diskussion vorsehen
   2. Zugang / Beteiligung von Außen
      1. Community
      2. andere Institutionen
      3. Herkunftsländer
4. Aspekte des Wissensmanagements
   1. Übersicht/Terminologie
   2. Wissensorganisation
   3. Wissensrepräsentation (durch Wissensmodellierung)
   4. Managementaufgabe / Mitarbeiterführung
5. Standards
   1. ISO 30401: Knowledge Management System
   2. Modellierungsstandards (SKOS usw.)
6. Wissensgenerierung aus Datenhaltung (Pyramide Daten → Information → Wissen)
   • analog zu Business-Informationssystemen (Weiterbildungsquelle: Wirtschaftsinformatik)

2. Orientierung

(Jansmin, Nadine, Frank)

Daten: Status Quo (IST-Zustand)

1. Analyse - Was für eine Datenlage herrscht in mein Haus: Was für Daten/Informationen habe ich, wo liegen sie, in welcher Form sind sie vorhanden (analog, Datenformat, string, Zahl usw.)
2. was soll mit den Daten geschehen können? Datenaustausch wird durch gängige Datenformate und die Verwendung von Standards (Datenschema und kontrollierte Vokabulare sowie PIDs und Normdaten) bei der Daten gefördert >> https://www.museumsbund.de/digitale-grunderfassung/ und https://wiki.deutsche-digitale-bibliothek.de/pages/viewpage.action?pageId=120422678
3. Wer hat Zugang (wer bearbeitet diese Daten)
4. Wie schaffe ich eine Übersicht über meine Datenlage (Bspw. Jasmin - Erstellung Datenmodell Excel: Jedes einzelne Feld aus M+, das Informationen enthält, wurde in einer ExcelDatei mit allen Informationen und Inhalten zu diesen Felden gelistet bspw. Feldlänge, Primärschlüsse, wie oft wurde das Feld benutzt, mit einer Wortliste verknüpft usw.)
5. Datenbestand wo/wie?
   1. Analog (Karteikarten, Verzeichnisse usw.)
   2. Excel
   3. Word
   4. Datenbankmanagementsystem
   5. mehrere Systeme
6. Normierte Daten? - Normdatenübernahme und Vernetzung?
   1. welche Normdaten welche Vokabulare werden verwendet? (Ein Mix von unterschiedlichen Systemen ist ok. GND bietet viele unterschiedliche Entitätstypen)
   2. kontrolliertes Vokabular
   3. hausinterne Vokabulare
      1. hausinternes Vokabular auf externe Vokabulare/Normdaten mappen
   4. externe Quellen
   5. ggf. Auflistung von nutzbarem Vokabular?
7. Wo liegen meine Bilder, Dokumente, Dateien zu den Objekten/Objektdatensätzen? Hat jedes Datenobjekt einen hausinterenen PID bzw. Signatur, ggf mit einer URL?

Daten: Ziel (Soll-Zustand)

1. Wo will ich (mit meinen Daten) hin? Ist mein Datenstand gut, wie er ist? Was soll erreicht werden? Was ist das übergeordnete Ziel (Digitsalstrategie der Einrichtung)
2. erstes Sammlungsmangementsystem? / Neues Sammlungsmanagementsystem?
3. Digital Asset Management System?
4. Online-Präsentation? Onlinedatenbank
5. Datenlieferungen? Datenaustausch?
   1. Schnittstellen
      1. Datenformate
      2. APIs
6. Was für Standards gibt es - was für Standards wollen wir?
7. Datenzyklus - User journeys

Tools

1. zur Datenbereinigung / Datenkontrolle
2. Excel
3. Openrefine
4. Datenbereinigungssoftware
5. Reverse Engeniering / Datenmodellierung
6. Access

Systeme zur Verwaltung von Objektsammlungen

1. 1. Aussprechen von Empfehlungen? (etwa: Excel ist nicht empfohlen, besser wäre ein Sammlungsmanagementsystem?)
   2. Was wird gebraucht? - Vollumfängliches Managementsystem? Eine Datenbank zur Ablage der Informationen?
   3. Sammlungsmanagementsysteme
      1. Nicht- oder halb-Kommerzielle Systeme (?)
         1. Vino
         2. Museum Digital
         3. DigiCult
         4. First Rumos
      2. Kommerzielle Systeme (?)
         1. MuseumPlus - zetcom
         2. BeeCollect - Solvatec
         3. robotron Daphne - robotron
         4. Hida - startext
         5. S-Museum - Skinsoft
         6. Axiel Collections - Axiell
         7. imdaspro - Joanneum
         8. easydb - programmfabrik
         9. TMS - Gallery Systems
         10. APS - Stegmann Systems
         11. Collective Access (Open Source)
         12. Spezialdatenbanken, z.B. naturwissenschaftliche Sammlungen (IKMK, GBIF, Specify, Diversity Workbench)

Für ein neues System

1. Vor Ausschreibung / Beschaffung
   1. Was braucht man? -> Lastenheft/Pflichtenheft
   2. Was für Standards gibt es / Was für Standards braucht das Haus?
   3. Abteilungen am Haus beteiligen/befragen?, auch die IT-Abteilung des Hauses
   4. Marktforschung
   5. ggf. von Museumsverband beraten lassen
   6. Kontaktaufnahme Anbieter? -> Demo-Versionen anfordern, Anbieter einladen
   7. Kontaktaufnahme mit Museen, die das System bereits einsetzen
   8. verschiedene Softwareanbieter vergleichen:
      1. Arbeitet das Datenbanksystem nach (internationalen) Standards?
      2. Wo liegen die Daten? (Webbasiert / Lokal)
      3. Ist die Datensicherheit gewährleistet?
      4. Ist ein Zugriff von außerhalb (bei verschiedenen Standorten) möglich?
      5. Ist die Software betriebssystemunabhängig? (bspw. als Browseranwendung)
      6. Ist das Layout übersichtlich? Können Felder selbst an eigene Bedürfnisse angepasst werden?
      7. Lassen sich geänderte oder gelöschte Datensätze wiederherstellen?
      8. Können Massen-/Gruppenänderungen durchgeführt werden?
      9. Ist die Recherche gut? Kann man Suche speichern?
      10. Welche Möglichkeiten der Ausgabe von Reports gibt es (in Word, Excel, PDF…)?
   9. Preiseinschätzung
   10. Zeitlicher Horizont (Ausschreibungsdauer, Datenmigration, Datenbereinigung, Einführung System, Nacharbeiten, Schulungen)
2. Beschaffung / Ausschreibung
   1. Welche Art der Beschaffung?
   2. Ausschreibung
      1. Deutschlandweit
      2. EU
      3. Ohne Ausschreibung
3. Vor Migration / Einführung
   1. Was muss getan werden?
   2. Was kann vor Migration getan werden?
      1. Bereinigung der Daten?
      2. Aufräumen der Ablagen/Ordner?
   3. Konfiguration / kundenspezifische Anpassung der Anwendung
4. Vor der Migration
   1. was kann man als Institution selber leisten, was muss man einkaufen?
5. Nach der Migration
   1. Datenbereinigung
   2. Schulungen
   3. Rechtevergabe
   4. Es braucht Zeit?
   5. Ansprechpartner

3. Kompetenz

1. Was braucht es bei wem?
2. zeitlicher Rahmen eines Changeprozesses: Vorher - Währenddessen - Nachher
3. digital journey / ganzheitlicher abteilungsübergreifender Datenzyklus
   1. aus der Sicht der Sammlungen
   2. aus der Sicht der Kurator*innen
   3. aus der Sicht der ÖA
   4. aus der Sicht der Restaurierung
4. die Objektsammlung inkl Pflege der Objekte
5. Datenmanagement für Ausstellungen und Verleih
6. Datenmanagement zu Grabungen und Provenienz