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All about "Forschungsmanagement"

Verwaltung von Anträgen für Drittmittelfinanzierungen von Forschungsaufträgen. Herr Westerfeld ist für das externe Forschungsmanagement an der HWR verantwortlich.

Alles über unser Projekt-Team und unserem Kunden

Wir sind vier Studenten im vierten Semester des Studiengangs Wirtschaftsinformatik an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin und treten der Lehrveranstaltung Unternehmensmodellierung im Wintersemester 2012/13 hoch motiviert entgegen.

Die Mitglieder unseres Projekt-Teams sind: Nesrin Y., Duc T., Mathias T. und Erik N.

Das Projekt entsteht über ein ganzes Semester in der Lehrveranstaltung Unternehmensmodellierung bei Herrn Prof. Dr. Marcus Birkenkrahe. Das Projekt wird mit dem Tool Scrum erstellt und unser Projekt Owner ist Hr. Prof. Dr. Marcus Birkenkrahe.

Unser Projekt entsteht im Bereich des Forschungsmanagements für Forschung und Entwicklung. Dabei ist Herr Jens Westerfeld der Forschungsreferent unserer Hochschule und unser Ansprechpartner.

Unser Ziel

Unser Ziel ist es unseren Kunden Herrn Westerfeld aus dem Forschungsmanagement Bereich bestmöglich mit einem neuen Prozessmodell zufriedenzustellen, so dass unser Modell in Anwendung treten kann und alle Mitarbeiter es umsetzen können.

Als Note ist unser Ziel eine klare 1,0 ;)

Organisation

Zeit-/ Terminplan

Datum	Beschreibung	Notizen
18.10.	KickOff mit Herrn Sost in der LV	erster Kontakt mit unserem Kunden Ansprechpartner für ehem. Projekt (RZ): Herr Stötzer Terminvereinbarung, Kontaktaustausch
23.10.	erstes Teamgespräch mit Herrn Stötzer	leider konnten zu dem Gespräch nur Nesrin und Erik anwesend sein Notizen gemacht, Prozessablauf im Rechenzentrum besprochen
25.10.	erstes PO-Meeting mit Hrn. Birkenkrahe
01.11.	zweites PO-Meeting mit Hrn. Birkenkrahe	Erklärung über organisatorische Misslage mit dem Campus Lichtenberg Neufindung in Absprache mit Herrn Birkenkrahe / Herrn Sost / Herrn Westerfeld (Vgl. 'Diskussion') unser Projektthema heißt nun Forschungsmanagement 2
02.11.	Teamgespräch mit unserem neuen Kunden (Herr Westerfeld)	leider konnten zu dem Gespräch nur Nesrin und Erik anwesend sein Notizen gemacht, Prozessablauf für das Forschungsmanagement besprochen
08.11.	Einführung des Pyramiden-Modells, SKFA-Methode	Beginn der Modellierung des Prozesses Vorüberlegungen des SKFA-Modells
15.11.	Ausfall der Lernveranstaltung	Überarbeitung des Prozesses, des Happy Paths Ausarbeitung des SKFA-Modells
20.11.	Teamgespräch mit Herrn Westerfeld	unseren Happy Path vorgestellt und in Absprache verbessert unser SKFA Modell vorgestellt, Komplikationen definiert
21.11.	Ausarbeitung unserer Präsentation zum 1. Sprint Review	Modellierung der Präsentation in prezi Zuteilung der zu präsentierenden Teilthemen
22.11.	1. Sprint-Review	Vorstellung unseres Happy Paths Thematisierung/Präsentation unseres Standes, unserer Vorgehensweise
29.11.	Storytelling, Kriterien, Videos	eigene Story entworfen und präsentiert
06.12.	Szenarientechnik, Hauptdimensionen	eigenes Szenario entwickelt (LINK, BILD) Treffen mit Frau A. Wurbs (Assistenz von Herrn Westerfeld [Forsch 3])
18.12.	Treffen mit Herrn Westerfeld, Update des Prozesses	Bestimmung von möglichen Lösungen
20.12.	2. Sprint-Review per Adobe Connect	gute Resonanz
27.12.	Weihnachtsferien
03.01.	Weihnachtsferien
10.01.	Systemische Methoden
17.01.	Terminvereinbarung mit Herrn Westerfeld, Anwendung von BPMN 2.0 an Übungsaufgaben	Überarbeitung unseres Prozessmodells erste Überlegungen zum letzten Sprint-Review
24.01.	Cornelsen-Workshop, Anwenden vom Organisationsdiagramm, Szenarientechnik	Treffen mit Herrn D. Schild - Besprechen des BPMN/Prozessmodells
29.01.	Treffen mit Herrn Westerfeld, Abschluss	Übergabe des SKFA-Modells des 3. Sprints und Übergabe des finalen BPMN-Modells
31.01.	3. Sprint-Review

Userstory /(-ies)

Userstory ver. 1.0

(Ergebnis des Teamgespräches mit Herrn Stötzer vom 23.10.)

Incident Management System

Ablauf

Problem -> 1st Lvl Support -> 2nd Lvl Support -> 3rd Support

Userstory ver. 2.0

(Ergebnis des Teamgespräches mit Herrn Westerfeld vom 02.11.)

Unser Kunde Herr J. Westerfeld ist der Forschungsreferent beim Forschungsmanagement (Verwaltung der Forschungsprojekte, sowie Beantragung von Drittmittelprojekten).

Unser Teamgespräch mit Herrn Westerfeld verlief sehr gut. Wir haben sehr viele Informationen rund um seine Aufgaben und seinen Verantwortungsbereich erfahren dürfen. Dabei wurde uns zum Einen deutlich, wie die Beantragung eines Forschungsprojektes abläuft und zum Anderen, welche Schwächen das bisherige System aufweist. An diesen Schwächen können wir nun als Projektteam wunderbar ansetzen, um eine Verbesserung des bisherigen Ablaufes herbeizuführen. Daher sind unsere Zwischenziele schnell und klar definiert: eine Darstellung des bisherigen Ist-Zustandes, sowie des gewünschten Soll-Zustandes, mit möglicherweise anschließenden Verbesserungsmöglichkeiten.

Userstory ver. 2.1

(Ergebnis des Teamgespräches mit Frau Wurbs vom 06.12.)

Frau Wurbs trägt einen entscheidenden Teil beim externen Forschungsmanagement (Beantragung von Drittmittelprojekten) bei. Hierbei prüft Frau Wurbs Dokumente des Antrages eines Dozenten, welcher beabsichtigt Drittmittel für ein Forschungsprojekt anzuzeigen.

Das Gespräch mit Frau Wurbs erwies sich als ausgesprochen hilfreich, da wir hiermit einen anderen Einblick in den Prozess der Drittmittelbeschaffung gewinnen konnten. Hierbei wurde deutlich, wie wichtig das Aufzeigen des ganzheitlichen Prozesses beim Forschungsmanagement für die einzelnen Stellen ist. Zwar tragen die verschiedenen Rollen (Forsch3 [Fr. Wurbs], Dozent [Antragsteller], etc.) einen wesentlichen Beitrag zu dem Prozess bei, jedoch ist es für die einzelnen Stellen schwer greifbar zu verstehen, was alles in diesem Prozess passiert, welche Stellen von welchen abhängen, bzw. welche Schritte nacheinander folgen. Zum besseren Verständnis für die einzelnen Stellen ist es daher enorm wichtig, dass wir für die Transparenz Einzelner den Prozess formen. Somit kann zum einen sicher gestellt werden, dass alle Stellen einen Überblick über das System haben und zum anderen verstehen, wie wichtig Pünktlichkeit (z.B. bei der Beantragung oder dem Bearbeiten einzelner Schritte) ist. Um noch tiefer in die Materie einzudringen bedarf es noch einen weiteren Termin mit Herrn Westerfeld. Detaillierte Fragen müssen geklärt werden, um den Prozess später bestmöglichst zu modellieren.

fiktive Userstory

(Als Geschichte entwickelt)

"Freitag 15 Uhr:
Ein Professor kommt zum Forschungsmanagement und gibt seine Drittmittelanzeige ab. Der Professor weist darauf hin, dass das Formular um 16 Uhr bei der Hochschulleitung (HSL) voll genehmigt abgegeben werden muss, da bereits alles mit der HSL abgesprochen ist.

Der Mitarbeiter vom ForschMng. geriet in Panik, da alle Bearbeiter schon um 13 Uhr nach Hause gegangen sind. Er teilt dem Prof. in einem zornigen Ton mit, dass es so nicht geht und wirft das Papier vor die Füße des Profs. Der Professor wedelt mit 500€, welche er aus seiner Hosentasche gezogen hat und schon wird der Antrag zum HSL mit allen nötigen Unterschriften getragen. Und die beiden gehen vergnügt ins Wochenende."

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  Die Userstories als Post-its

Prozesssteuerung

Im Groben lässt sich die Beantragung eines Forschungsprojektes für Dozenten in acht Schritten darstellen (vgl. Dokument "drittmittelanzeige_prozess.doc"):

1. ProfessorIn füllt Abschnitt 1 aus (vgl. "anzeige_abschnitt1.doc")
   
2. Forsch3 leitet Abschnitt 1 entsprechend nach Abschnitt 2 sternförmig zur Prüfung uns Stellungnahme an jeweilige Stellen weiter
   
3. Forsch3 bearbeitet die Verfügungen aus Abschnitt 2
   
4. Forsch3 bündelt die Rückmeldungen und leitet diese an Forsch1/2 weiter
   
5. Forsch1/2 spricht in Abschnitt 3 gegenüber der Hochschulleitung bzw. der Vizepräsidentin für Forschung eine Empfehlung aus
   
6. HSL und VPF stimmen zu oder lehnen ab
   
7. Forsch3 teilt dem/der ProfessorIn (1.) die Entscheidung (6.), sowie die Projektnummer mit
   
8. Pers4/8 bearbeitet die Verfügung aus Abschnitt 2, sobald der Bescheid vorliegt, bzw. der F&E-Vertrag geschlossen ist
   

SKFA - Modell

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  Unser angewandtes SKFA-Modell des 1. Sprint-Reviews
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  Unser angewandtes SKFA-Modell des 2. Sprint-Reviews
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  Unser angewandtes SKFA-Modell des 3. Sprint-Reviews

Sprint-Reviews

1. Sprint-Review

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  Diskussion während des 1. Sprint-Reviews

2. Sprint-Review

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  Bewertung des 2. Sprint-Reviews

Szenarientechnik anhand unseres Prozesses

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  Szenario
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  Fokus
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  Namen der Bereiche

Zurzeit befinden wir uns dort, wo der rote Kreis ist. Wir wollen aber gerne im ersten Quadranten landen, wo viele Anträge rechtzeitig abgegeben werden um einen reibungslosen Ablauf der Drittmittel zu gewährleisten.

Mögliche Lösungen / Verbesserungen

• Verbesserung der Transparenz

- Formung Darstellung des BPMN-Modells

- Dozenten frühzeitig informieren (Newsletter, Email, etc.)

- Infoveranstaltung vorher geben

• Change Management

- Bewusstwerden für die Dozenten

- Konsequenzen, Sanktionen

• Allgemeine Verbesserungsansätze

- Digitalisierung des auszufüllenden Formulars / Antrages