Kurs:IT-Controlling /Lesetagebuch

1. Definieren Sie IT-Controlling, IT-Controller und IT-Controller-Dienst.

Setzen Sie Ihre Definitionen zueinander in Beziehung und begründen Sie Ihre Definitionen.

Definition 3 (IT-Controller-Dienst). IT-Controller-Dienst bezeichnet eine Organi- sationseinheit im Unternehmen, die Aufgaben des IV-Controllings wahrnimmt und durchführt und damit der Umsetzung des IV-Controllings dient. [STRECKER, S. 16]

Im Fallbeispiel Lufthansa sind die IT-Controller Dienste jeweils den dezentralen Konzerngesellschaften Passage, Technik, Catering, IT Service und Logistik zugeordnet. Aus den IT-Controller Diensten werden Arbeitskreise zusammengestellt mit für das ganze Unternehmen relevante Themenfelder IT-Sicherheit, IT-Strategie, IT-Controlling und Informationstechnologie. Ein konzernweiter IT-Controlling Dienst untersteht dem Konzern-IT Management. Die CIO der einzelnen Geschäftsfelder stimmen sich im Information Management Board unter dem Vorsitz des Konzern CIO ab.

Der Begriff IT-Controller-Dienst grenzt das Aufgabenbündel IT-Controlling von der ausführenden Organisationseinheit ab.

Definition 1 (IV-Controlling). Informationsverarbeitungs-Controlling (IV-Control- ling) bezeichnet eine spezielle, dem Informationsmanagement zugerechnete be- triebliche Führungsfunktion. [STRECKER, S. 13]

IV-Controlling ist eine Schnittstellen-Aufgabe zwischen den Bereichen Revision/Auditing, Informationsmanagement, Unternehmenscontrolling, Lnienmanagement und Unternehmensführung. IV-Controlling ist ein Informationsservice für den entscheidenden Manager, damit er fundierte Entscheidungen treffen kann. Die Controlling-Objekte sind aus den Aufgabenbereichen Informationsmanagement, Controlling und Führung abgeleitet.

Das allgemeine Ziel des IV Controlling ist Transparenz bei der Strategie,, Finanzen, Prozessen und Ergebnissen. Die Ziele teilen sich in formale Effizienz- und Effektvivitätsziele und inhaltliche Sachziele Qualität, Funktionalität und Termineinhaltung (magisches Dreieck).

Das IT-Controlling umfaßt operative, administrative und strategische Aufgaben [Reichmann 2001, S. 676], u. a.

Strategische Aufgaben

• Die Sicherstellung der wechselseitigen Abstimmung der Unternehmensziele mit IT-Zielen und der Unternehmens- bzw. Geschäftsfeldstrategie mit der IT-Strategie [Horváth, Rieg 2001, S. 9-10] (strategische Aufgaben),

Administrative Aufgaben

• die Koordination der Planungs-, Steuerungs-, Kontroll- und Informationsaufgaben der Informationswirtschaft [Reichmann 2001, S. 676, Krcmar 2005, S. 422]

Operative Aufgaben

• Wirtschaftlichkeitsbeurteilung von IT-Investitionen und IT-Einsatz [Schumann 1993], Verrechung von IT-Kosten und IT-Leistungen [Kargl, Kütz 2007, S. 79], Erstellung des IT-Budgets [Horváth 2006, S. 695 ff.], IT-Berichtswesen und IT-Kennzahlen- bzw. IT-Frühwarnsysteme [Kütz 2007]

Beispiel: Aus dem Informationsmanagement abgeleitete Steuerungsobjekte sind u. a.

• IT-Projekte
• IT-Systeme
• IT-Services
• IT-Standards
• IT-Organisation
• IT-Personal

Beispiel: Aus dem Controlling abgeleitete Steuerungsobjekte umfassen u. a.

• Erfolgs- bzw. Wertbeitrag der IT, IT-Budget
• IT-Kosten
• IT-Leistungen
• IT-Risiken
• IT Chancen.

Beispiel: Aus der Führung abgeleitete Steuerungsobjekte sind vorrangig

• IT-gestützte Geschäftsprozesse
• IT-Ziele
• IT-Strategie
• IT-Governance.

Vgl. [ENZYKLOPÄDIE, Eintrag:IT-Controlling]

Definition 2 (IT-Controller). IT-Controller sind Inhaber dedizierter Stellen, die für die Führung der betrieblichen Informationsverarbeitung Aufgaben erbringen und verantworten und damit eine Führungsunterstützungsfunktion leisten (Funktions- bzw. Aufgabenträger). [STRECKER, S.14]

„IT-Controller gestalten und unterstützen den Managementprozess der betrieblichen Informationsverarbeitung und tragen damit eine Mitverantwortung für die Zielerreichung des Informationsmanagements.

Das heißt . . .

1. IT-Controller überbrücken Kommunikations- und Kulturbarrieren zwischen technischen und betriebswirtschaftlichen Perspektiven und tragen somit zu einer adäquaten Kultur im Umgang mit der Ressource Information bei.

2. IT-Controller agieren als Dienstleister an den Schnittstellen von Informationsmanagement, Unternehmenscontrolling und Unternehmensführung.

3. IT-Controller moderieren und unterstützen den Prozess der Planung, Steuerung und Kontrolle für das Informationsmanagement so, dass jeder involvierte Entscheidungsträger zielorientiert handeln kann.

4. IT-Controller leisten dazu einen betriebswirtschaftlichen Service der Informationsversorgung der Entscheidungsträger.

5. IT-Controller sorgen – neben Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz des Informationsmanagements – auch für Transparenz über die betriebliche Informationsverarbeitung und ihre Wirkungen im Unternehmen. Sie schlagen dabei und damit eine Brücke zur Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz des Unternehmens.

6. IT-Controller bewerten Methoden des Informationsmanagements, Unternehmenscontrollings und der Unternehmensführung im Hinblick auf eine angemessene Berücksichtigung der spezifischen Wirkungen der Informationsverarbeitung im Unternehmen (u. a. vielfältige, interdependente, erst langfristig wirksame Wirkungen).

7. IT-Controller empfehlen und gestalten Methoden für das Informationsmanagement und – bezogen auf den IT-Einsatz – für das Unternehmenscontrolling und die Unternehmensführung.

8. IT-Controller sorgen für die Existenz von Verfahrensrichtlinien und stellen deren Überwachung sicher.

9. IT-Controller erkennen und bewerten die durch den IT-Einsatz entstehenden Risiken und Chancen.

10. IT-Controller gestalten und betreiben ein in das unternehmensweite Reporting integriertes IT-Berichtswesen.

11. IT-Controller gestalten und pflegen dazu Informationssysteme für das IT-Controlling.

“ (aus Barth et al, 2009, S. 15)

[Liste aus STRECKER S. 15]

Beispiel: Stellenanzeige e-on IT-Controller

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IT Controller (m/w) Domain

Ihre Aufgaben

• Ansprechpartner für die kaufmännische Organisation der Domain Wholesale & Gas Supply (WGS) hinsichtlich des Domainbudgets– Reporting, Forecasts, Mittelfristplanung, Projektportfolio-managements (PPM), Betriebskostenmanagement
• Verantwortlich für die Sicherstellung von Kostentransparenz unter Einhaltung von kaufmännischen KPIs
• Begleitung des Abrechnungsprozess in Zusammenarbeit mit den Domains und dem Demand-Controlling.
• Verantwortlich für das projektübergreifende Controlling hinsichtlich des Budget in Bezug auf das Gesamtprogramm der Domain WGS sowie Abstimmung mit den weiteren Domaineinheiten
• Mitwirkung bei der Begleitung der Domaine WGS bei der Erstellung und Überprüfung von Business Cases
• Mitwirkung im Vertragsmanagement (z. B. Business Services, Baseloadagreement, Projektverträge) in * Zusammenarbeit mit den Produktverantwortlichen der Domain
• Mitwirkung bei der Administration von Verträge zu externen Dritten, sowie Überprüfung der Lieferanten
• Unterstützung bei der kfm. Administration der Einheit

Ihr Profil

• Fundiertes betriebswirtschaftliches Wissen und einschlägige Praxiserfahrungen im Bereich Controlling
• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie die Fähigkeit komplexe und abstrakte Sachverhalte zu vermitteln.
• Sehr gutes Kommunikationsvermögen
• Hohe Eigeninitiative und Fähigkeit, Veränderungsprozesse zu unterstützen sowie Problemidentifikations und –lösungsvermögen
• Gute Anwenderkenntnisse in SAP CO / PS
• Gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der Energiewirtschaft und Grundverständnis der Organisation von Informationstechnologie wünschenswert
• Erfahrungen in Definition, Verhandlung und Kalkulation von Kontrakten (z.B. SLA) in komplexen Organisationen wünschenswert

Beispiel: Stellenanzeige für IT-Controller ohne Führungsverantwortung

Titel des Stellenangebots: IT- Controller m/w (Controller/in) Stellenangebotsart: Arbeitsplatz als Fachkraft (sozialversicherungspflichtig) Arbeitgeber: Jobs4Ingenieure GbR Branche: Vermittlung von Arbeitskräften, Betriebsgröße: weniger als 6

Stellenbeschreibung

Aufgaben:

• Steuerung, Überwachung und Analyse von IT- Kosten und -Investitionen sowie Verantwortung des monatlichen Berichtswesen.
• Kommunikation mit den Fachbereichen, Kunden- und Prozessmanagern sowie den Lieferanten in Bezug auf Planung, Gemeinkostenverrechnung und Rechnungslegung.
• Unterstützung des Projektportfolio- Prozesses sowie die Beaufsichtigung von Standardverfahren - und Prozessen.
• Mitwirkung bei der Steuerung und Weiterentwicklung der internen Leistungsverrechnung.

Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre.
• Operative Erfahrung im Controlling und fundierte Kenntnisse im IT- Centrally.
• Gutes Zahlenverständnis sowie ausgeprägte konzeptionelle und analytische Fähigkeiten.
• Gute Kenntnisse in den gängigen IT- Systemen.
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS Office- Programmen.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Beispiel: Stellenanzeige als Senior IT-Controller

Senior IT-Controller - International IT-Controlling (m/w) Kennziffer: MT-EL101002

Aufgaben

Das International IT-Controlling fungiert als Vorstandsstab, der sich vor allem den kaufmännischen Belangen der Leistungserstellung mit strategischem Bezug für das Vorstandsressort Technik und Entwicklung widmet.

• Operative Kontrolle von Mengen- und Werteflüssen inklusive der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen.
• Erstellung von Analysen, Budgetplanungen und Forecasts.
• Konzeption und Implementierung neuartiger betriebswirtschaftlicher Verfahren.
• Weiterentwicklung der Methoden zum Strategischen Controlling, insbesondere der Messverfahren und der Datenharmonisierung.
• Übernahme von (Teil-)Projekten, Erstellung von Business Cases.

Anforderungen

Sie haben ein wissenschaftliches Studium mit der Fachrichtung Betriebswirtschaft, Controlling oder Mathematik/Informatik erfolgreich abgeschlossen und bringen 5-7 Jahre einschlägige Berufserfahrung im IT-Controlling mit.

• Sicherer Umgang mit MS-Excel, Access und Powerpoint.
• OPEX und CAPEX sind keine Fremdworte für Sie.
• Fundierte Kenntnisse in SAP-ERP und OLAP-Tools (TM-1 oder MIS-ALEA). Umgang mit ILV wünschenswert.
• Sehr gute analytische sowie konzeptionelle Fähigkeiten.

Ihr sympathisches und sicheres Auftreten insbesondere auch mit Führungskräften der obersten Ebenen sowie absolute Teamfähigkeit und Output orientiertes Arbeiten runden Ihr Profil ab.

Aufgabenteilung zwischen IT-Controller und IT-Manager

2. Welche Aufgabenteilung zwischen IT-Controller und IT-Manager schlagen Sie vor und wie ist diese zu begründen?

Das Kongruenzprinzip ordnet dem Entscheidungsträger die Ergebnis- und Entscheidungsverantwortung zu. Der IT-Controller leistet eine Informations-Service an den Schnittstellen, nach dem Kongruenzprinzip kann er nicht verantwortlich für das Ergebnis und die Entscheidung gemacht werden. Der IT-Controller verantwortet Information und Transparenz und bereitet fundierte Entscheidungen vor. Der IT-Controller hat das Leitbild "Berater des Management", dabei übernimmt er sowohl Stabs- als auch Managementaufgaben gegenüber dem Entscheider und den Controlling-Objekten.

Relevanz der fachlichen und organisatorischen Schnittstellen des IT-Controllings

3. Welche fachlichen und organisatorischen Schnittstellen des IT-Controllings sind von besonderer Relevanz und warum?

Die fachlichen und organisatorischen Schnittstellen zwischen Informationsmanagement, Unternehmensführung und Controlling sind besonders kritisch für die effektive Ausführung des Unternehmenskurs. Die Kommunikations- und Kulturbarrieren zwischen den Abteilungskulturen kann Reibungsverluste und schlechte Entscheidungen hervorrufen. Der IT-Controller bereitet für die Entscheider Informationen auf und macht Empfehlungen, um die Zielabstimmung transparent zu fundieren.

Einführung eines IT-Controller-Dienstes

Wie würden Sie die Einführung eines IT-Controller-Dienstes in einem Unternehmen gegenüber den IV-Mitarbeitern motivieren?

Der IT-Controller-Dienst soll keine Rationalisierungspotentiale beim den Gehaltsempfänger in der Verwaltung finden, sondern vor allem seinen strategischen Wert für das Unternehmen unter Beweis stellen. Ein IT-Controller-Dienst weist nicht-monetären strategischen Nutzen nach und rechtfertigt die Budgetforderungen gegen Sparvorhaben.

• Die Emanzipation der Anwender von der „Bevormundung“ durch die zentrale DV-Abteilung, denn es sind jetzt die Fachabteilungen, die die Konzeption von Anwendungssystemen veranlassen und übernehmen. Damit gehen auch IV-relevante Innovationen häufig von der Anwenderseite aus. Zudem können sich Fachabteilungen direkt externer Dienstleister bedienen.

• Eine in der Folge neue Rolle der IV im Unternehmen: Der Wandel vom Nachfrager-Markt zum Anbieter-Markt, d. h. vom bisherigen „Verteilen“ von DV-Leistungen an die Fachabteilungen zu einem IV-Dienstleister, der im Wettbewerb mit anderen, externen Anbietern steht.

Die emanzipierten Anwender in den Fachabteilungen brauchen Planungshilfen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für die Entscheidung zwischen Intra-Sourcing und Outsourcing von IT-Innovationen. Der IT-Controller-Dienst sollte ein Gutachten erstellen, um strategisch unwichtige IT-Innovationen outzusourcen und strategisch wertvolle Innovationen im eigenen Haus zu halten. Bei einem erfolgreichen IT-Innovation kann die IT sich vergrößern und ihren Wertbeitrag am Unternehmenswert vergrössern.

• Der Zwang zur Profilierung der unternehmenseigenen IV in spezielle, für das Unternehmen besonders relevante Kompetenzzentren

Die Profilbildung ordnet ähnliche IT Service Leistungen einem Ort zu und nutzt so den kommunikativen Mehrwert aus der wissensintensiven IT-Service Herstellung aus dem Humanvermögen aus.

• Die IV sieht sich einem zunehmenden wirtschaftlichen Rechtfertigungsdruck ausgesetzt, denn die großen Rationalisierungspotentiale sind bereits in der Vergangenheit ausgeschöpft worden.

Die rein monetären Rationalisierungsargumente schätzt den Wertbeitrag der IT falsch ein. Über ein IT-Controlling können angemessene Nutzensmodelle quantifiziert werden und Stellenabbau in der IT vermieden werden.

• Der Stellenwert der IV für das Unternehmen generell: Nicht mehr nur Rationalisierungsinstrument, sondern vorrangiger Wettbewerbsfaktor und „Enabler“ für Unternehmensstrategien.

Ein gutes IT-Controlling unterstützt beim wirksamen Abfahren der Unternehmensstrategie gegenüber dem Wettbewerb. Eine durchdachte IT-Architektur kann sogar ermöglichen, das Unternehmen in Unternehmensnetzwerke einzubinden, um den Effizienzvorteil in Marktanteile umzusetzen. Des weiteren wird die Reorganisation der Geschäftsabläufe durch IT-Controlling vorbereitet, weil historische Erfahrungen über das IT Controlling bewertbar werden.

[Vergleich STRECKER, S.18]

[STRECKER] Stefan Strecker, David Heise, IV-Controlling, unveröffentliches Manuskript [ENZYKLOPÄDIE, Eintrag:IT-Controlling] Stefan Strecker, Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik, Online-Lexikon, Eintrag: IT-Controlling, letzter Zugriff 8.4.2011

[Murnleitner, M. (2009), S. 20] Murnleitner, M. (2009): Wie rearlisieren erfolgreiche Unternehmen die Potentiale ihrer IT ? In: HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik (269), S. 20 Wirtschaftsinformatik (269), S. 20.

Klausuraufgabe 23.07.2008: Erfolgsfaktoren des IT-Controlling

Aufgabe 1: (20 Punkte)

In einem Unternehmen soll ein IT-Controlling als neue betriebliche Funktion eingeführt und langfristig etabliert werden. Sie sind für die Einführung verantwortlich. Die Unternehmensleitung hat Sie aufgefordert, fünf wesentliche, konkrete Erfolgsfaktoren für die Einführung eines IT-Controllings zu benennen und im Kontext dieser Aufgabe ausführlich zu erläutern und zu begründen.

• Wirtschaftlichkeitskonzept (Formalziele, IT-Kostenmodell)
• Controlling Kultur
• Einbettung in IT Strategie
• relevante Schnittstellen
• Personal
• Informationsbasis
• Aufbauorganisation
• Integration der Bereiche und der strategischen und operativen Ebene

Klausuraufgabe 30.09.2009 1b: Merkmale dezentraler und zentraler IT-Controlling Dienste

1b) Geben Sie sowohl für zentrale als auch für dezentrale IT-Controller-Dienste in dieser Organisationstruktur jeweils drei kennzeichnende Merkmale an (vorgesehen: jeweils 1 Punkt). (6 Punkte)

Klausuraufgabe 30.09.2009: Ziele des IT-Controlling

Aufgabe 2: (20 Punkte)

2a) Nennen (vorgesehen: je 1 Punkt) und erläutern (vorgesehen: je 2 Punkte) Sie vier Sachziele des IT-Controllings. (12 Punkte)

• Termineinhaltung
• Qualität
• Funktionalität
• Integration

2b) Nennen (vorgesehen: je 1 Punkt) und erläutern (vorgesehen: je 1 Punkt) Sie vier Ausprägungen der Zielorientierung des IT-Controllings. (8 Punkte)

• Effizienz
• Effektivität
• Termineinhaltung
• Qualität
• Funktionalität
• Integration
• Transparenz

Vergleich: Eintrag IT-Controlling des Dozenten in Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik

"Formalziele des IT-Controllings in Bezug auf Controlling-Objekte sind (die Sicherstellung von) Effektivität (Wirksamkeit in Bezug auf definierte Zielvorstellungen) und Effizienz (Wirtschaftlichkeit in Bezug auf definierte Zielvorstellungen). Korrespondierend ergibt sich das Ziel der Verankerung einer ausgeprägten Zielorientierung, d. h. auf die verbindliche Festlegung von IT-Zielen durch die Führung hinzuwirken, Zieltransparenz sicherzustellen sowie etablierte Ziele zu hinterfragen und zu relativieren (vgl. zu Controllingzielen [Kargl, Kütz 2007]). Inhaltliche Sachziele des IT-Controllings in Bezug auf Controlling-Objekte sind Qualität, Funktionalität und Termineinhaltung [Krcmar 2005, S. 420-421] sowie (System-)Integration. Allgemeine Controllingziele sind die Schaffung von Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz über den IT-Einsatz und IT-Investitionen (bspw. durch den Einsatz von Unternehmensmodellen)." IT Controlling, letzter Zugriff 8.4.2011

Klausuraufgabe 05.08.2009: Beispiele für konkretes IT-Controlling

2b) Nennen Sie für jedes der vier Aufgabenfelder in Teilaufgabe 2a ein Beispiel für eine konkrete Aufgabe des IT-Controllings (vorgesehen: jeweils 1 Punkt) und erläutern Sie kurz, inwiefern diese Aufgabe mit dem Aufgabenfeld in Zusammenhang steht (vorgesehen: jeweils 1 Punkt). (8 Punkte)

• Termineinhaltung
  • IT-Risiken
  • IT Chancen

• Qualität
  • IT-Risiken
  • IT Chancen.
  • Erfolgs- bzw. Wertbeitrag der IT, IT-Budget
  • IT-Leistungen

• Funktionalität
  • IT-Projekte
  • IT-gestützte Geschäftsprozesse

• Integration
  • IT-Systeme
  • IT-Standards
  • IT-Organisation
  • IT-Personal

Klausuraufgabe 04.08.2010: Steuerungsobjekte des IT Controlling

Aufgabe 1: (20 Punkte)

1) Nennen (vorgesehen: je 1 Punkt) Sie fünf typische Steuerungsobjekte des ITControllings und geben Sie jeweils ein Argument an (je 3 Punkte), das die Bedeutung des Steuerungsobjekts für das IT-Controlling nahe legt.

Bereich: Aus dem Informationsmanagement abgeleitete Steuerungsobjekte sind u. a.

• IT-Projekte
• IT-Systeme
• IT-Services
• IT-Standards
• IT-Organisation
• IT-Personal

Bereich: Aus dem Controlling abgeleitete Steuerungsobjekte umfassen u. a.

• Erfolgs- bzw. Wertbeitrag der IT, IT-Budget
• IT-Kosten
• IT-Leistungen
• IT-Risiken
• IT Chancen.

Beispiel: Aus der Führung abgeleitete Steuerungsobjekte sind vorrangig

• IT-gestützte Geschäftsprozesse
• IT-Ziele
• IT-Strategie
• IT-Governance.

Klausuraufgabe 12.10.2007: Zentrale Ziele des IT-Controlling

Aufgabe 1: (15 Punkte) Nennen und erläutern Sie fünf zentrale Ziele des IT-Controlling und gehen Sie dabei jeweils auf eine Herausforderung für die Zielerreichung ein.

Schürmann sagt:

Aus der Transparenzverantwortung, dass dem IT-Controlling in erster Linie zugesprochen wird, lassen sich zunächst einmal allgemein Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz der betrieblichen IV ableiten. Dazu nötig ist eine Transparenz der Wirkungen der betrieblichen IV auf den Beitrag zur Zielerreichung der Unternehmensziele. Als Formalziele lassen sich die Sicherstellung von Effektivität und die Sicherstellung von Effizienz ableiten. Effektivität und Effizienz sind zwei Hauptziele des IT-Managements, und die Sicherstellung und Unterstützung ist eine wichtige Funktion des ITControllings. Dazu notwendig ist eine Verankerung einer Zielorientierung und einer adäquaten Kultur im Umgang mit der IT im Unternehmen. Hinzu kommen inhaltliche Ziele wie Qualität, Funktionalität, Termineinhaltung und (System-)Integration.

Die zentralen Aufgabenbereiche lassen sich von den Steuerungsobjekten des IT-Controllings nach Kütz ableiten. Diese umfassen Services, Prozesse, Systeme und Projekte sowie die jeweils korrespondierenden Portfolios. Auch aus den weiteren Steuerungsobjekten IT-Ressourcen, IT-Organisation und IT-Unternehmen lassen sich Aufgabenbereiche ableiten.