Benutzer Diskussion:Kim Celine Cilius

Definition und Ziel, Bewertungsverfahren, Bewertungskriterien, Bewertung von Massenakten, Bewertungsprotokoll

Die Bewertung von Registraturgut gehört mit zu den Kernaufgaben von Archiven. Archivische Bewertung bedeutet, dass entschieden wird, welches Registraturgut (= Schriftgut der aktenführenden Stelle) einen dauerhaften Wert hat und in das Archiv übernommen wird. Sie ist damit Teil der Überlieferungsbildung. Die Bewertung läuft jedoch nicht einfach so nach Lust und Laune der bewertenden Person, sondern erfolgt mithilfe von verschiedenen Bewertungsverfahren, -modellen und -kriterien.

Warum muss bewertet werden?

In der öffentlichen Verwaltung entstehen jeden Tag viele Dokumente: Angefangen von E-Mails über Protokolle bis hin zu Ton- und Filmaufnahmen. All diese Dokumente aufzubewahren würde enorm viel Platz erfordern, welches kein Archiv hat.

Beispiel: Auf dem Blog des Sächsischen Staatsarchivs (saxarchiv.hypotheses.org) werden genaue Zahlen für das Jahr 2022 genannt: Dem Sächsischen Staatsarchiv sind mehr als 200 Stellen anbietungspflichtig. Daraus ergeben sich rund 30 Kilometer angebotenes Registraturgut, wovon nur etwa 1 Prozent übernommen wird.

Vgl.: Friedrich, Christine: Archivische Bewertung: Was kommt ins Archiv, 20.02.2023: https://saxarchiv.hypotheses.org/16794.

Vorbereitung auf die Bewertung

Um das Registraturgut einer Stelle zu bewerten, ist es nötig, Informationen zu den Aufgaben der Stelle zu haben. Vorab sollten Gespräche mit der Stelle geführt werden. Weitere Hilfsmittel können sein: Um die Verwaltungsstruktur zu verstehen:

• Aufgabengliederungsplan (gibt die Aufgaben verschiedener Bereiche in der Verwaltung wieder)
• Verwaltungsgliederungsplan (gibt die Gliederung der Verwaltung wieder)
• Geschäftsverteilungsplan (gibt die personellen Verantwortlichkeiten innerhalb der Verwaltung/Stellen wieder)
• Verwaltungsblätter und ähnliche Literatur (geben Aufschluss über Veränderungen innerhalb der Verwaltung, z.B. wenn Ämter zusammengeführt wurden)

Um die Akten zu verstehen:

• Aktenplan (gibt wieder, welche Akten an welcher Stelle entstehen)
• Aktenverzeichnis (Verzeichnis der angelegten Akten)
• Fristenkatalog für die Aufbewahrungsfristen

Bewertungsverfahren

Einzelbewertung: Jede Akte wird einzeln angeschaut und bewertet.

+ Vorteile: Genaue Kenntnis des Akteninhalts.

- Nachteile: Zeitaufwändig und erfordert Personal.

Listenbewertung: Aussonderungsliste wird von der anbietenden Stelle an das zuständige Archiv übermittelt, die Aussonderungsliste sollte folgende Informationen enthalten: laufende Nummer, Aktenzeichen, Aktentitel, Laufzeit und Aufbewahrungsfrist.

+ Vorteile: Nimmt weniger Zeit und Personal in Anspruch.

- Nachteile: Die anbietende Stelle muss Kenntnisse über ihre eigenen Akten haben, zudem kann es bei falscher Titelbildung seitens der anbietenden Stelle zu falschen Kassationsentscheidungen kommen. Hier gibt eine Stichprobennahme Sicherheit.

Bewertungskatalog: Wird anhand eines Aktenplanes gebildet, anhand dessen das zuständige Archiv schon eine Vorbewertung treffen kann.

+ Vorteile: Entscheidungen müssen nur einmal getroffen werden, nimmt von allen Verfahren am wenigsten Kapazitäten in Anspruch.

- Nachteile: Einmalige Fehler können sich über Jahre hinweg ziehen und zu Kassationsfehlern führen.