Videokonferenz/Mischung Präsenzsitzung und Videokonferenz

In dieser Lernressource wird das Vorgehen erläutert wie eine Mischung aus einer Präsenzsitzung mit mehreren Teilnehmern in einem Raum und entfernten Teilnehmerinnen und Teilnehmer über ein Videokonferenzsystem erläutert.

Rahmenbedingungen

(Gleichbehandlung von Präsenz- und Videokonferenzteilnehmern) Zunächst einmal sollte gewährleistet sein, dass die entfernten Teilnehmern nicht von bestimmten Informationen ausgeschlossen sind und nach Möglichkeit sich nicht benachteiligt fühlen.
(Plenarsaal mit Audio-Video-Konferenzsystem) In der Regel kann man bei Standardkonferenzen nicht davon ausgehen, dass in dem Sitzungszimmer auch eine Audio-Video-Konferenzsystem vorhanden ist oder aufgebaut werden, das man z.B. auch in einem Plenarsaal im Bundestag oder bei den Vereinten Nationen finden kann. In einem solchen Fall der Hardwarenutzung in einem Plenarsaal sind dann Wortbeiträge mit eingeschalteter Sprechertaste und Tischmikrofon an jedem Platz möglich. Mit Videosteuerung wird dann ggf. sogar bei eingeschalteter Sprechtaste auch eine Kamera automatisch steuert, die die Sprecherin oder der Sprecher auf einer zentralen Projektionsfläche für alle Sitzungsteilnehmer darstellt wird. In einem solche Sonderfall würde man die zentralen Projektionen der Präsentationen und des Sitzungsmitglieder, die gerade mit der Kamera gefilmt werden als jeweils ein Client in die BBB-Videokonferenz einspeisen. Entfernt zugeschaltete Teilnehmerinnen und Teilnehmer würden dann wie Teilnehmer aus dem Plenarsaal als Client auf der zentralen Projektionsfläche dargestellt.
(Standardsitzungszimmer) In einem Sitzungszimmer mit entfernten Videokonferenzteilnehmern muss das BBB-Videokonferenzsystem selbst die Funktion eines Audio-Video-Konferenzsystem für Plenarsääle ersetzen. Diese Standardrahmenbedingungen werden hier in der Lernressource als Rahmenbedingungen verwendet, damit gemischte Sitzungen aus Präsenzsitzung und Videokonferenzteilnahme ebenfalls ermögicht werden.
(Rückkanal für Vortragende) Ein Rückkanal für die Vortragenden ist immer dann wesentlich, wenn eine Interaktion zwischen Zuhörern und den Vortragenden gewünscht. Bei einer größeren Anzahl von Zuhörern und einem beschränkten Zeitfenster kann man in den geteilten Notizen ggf. strukturiert nach Fragethemen während des Vortrages die Fragen der Zuhörer sammelt und dann ähnliche Fragen im Block beantworten. Diese Vorstrukturierung erlaubt, dass schon während der Sitzung das Dokument für Fragen und Antworten aufgebaut wird und die Zuhörer ihre Fragen nicht vergessen. Ferner kann man dann auch den Zuhörer im Nachgang ggf. noch weitere Fragen als Moderator oder Vortragender beantworten, auch wenn die Zeit in der Diskussion nicht ausreicht. Die geteilten Notizen können z.B. nach Export in LibreOffice auch schriftlich beantwortet werden und eine Question&Answer-Protokoll dem Plenum als Link oder Dokument zur Verfügung gestellt werden.

Durchführung

Jede(r) Teilnehmer(in) auch in dem Sitzungszimmer nimmt mit dem eigenen Laptop und mit einem Headset teil. Der Laptop ersetzt das fehlende Tischmikrofon und das Audio-Video-Konferenzsystem aus einem Plenarsaal.
Wortmeldungen von Teilnehmern bzw. Teilnehmerinnen erfolgen zentral gesteuert über das Videokonferenzsystem.
Koordination den zentralen Beamerpräsentation erfolgt durch eine zusätzliche organisatorisch unterstützen Person, die jeweils die Person oder die Präsentation auf die zentrale Beamerfläche im Vollbild darstellt.
(optional) Wortmeldungen können in den geteilten Notizen von BigBlueButton koordiniert gesammelt werden und von der Sitzungsmoderatorin themenbezogen abgearbeitet werden. Durch die Sammlung der Fragen ggf. mit einem Protokoll der Antworten entsteht parallel eine Sitzungsprotokoll (bzw. eine Beitrag zum Sitzungsprotokoll), dass für alle sichtbar und ergänzbar dargestellt wird.
(optional) Eine Laptop könnte den Sitzungsraum in der Totalen aufnehmen, dass die entfernten Teilnehmerinnen die Raumsituation als Ganzes einsehen können.