Projekt:Projektmanagement/Leitfaden Start

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Diese Seite wird vom Projekt Projektmanagement bearbeitet.

Projekte keimen ins Ungewisse. Richtung und Umfang sind noch offen.


Neugier drängt zur Festlegung, doch Umfeld, Rahmen und Möglichkeiten kennen wir noch nicht. Sollen wir der Neugier nachgeben, dem Ehrgeiz, der ins Große strebt? Was wollen wir nebenbei noch miterledigen? Auch große Projekte beginnen unscheinbar. Was soll daraus schon werden? Ist es der Mühe wert? Werden dafür unsere Mittel reichen?

Fragen, die andeuten, dass es nicht einfach werden wird, einen Anfang zu finden. Deshalb suchen wir mehrere Anfänge.

Das Rohmaterial[Bearbeiten]

Das Rohmaterial für Projekte findet sich hier überall. Es gibt Stellungnahmen, es gibt Befunde, die uns zur Stellungnahme reizen.

Sammeln[Bearbeiten]

Anfänge können sich unterschiedlich artikulieren. Ablehnend bis sehnend, diffus bis konkret, aus einem Mangel oder aus einem Überschuss. Es lohnt sich, den verschiedenen Artikulationen auch dann etwas Platz einzuräumen, wenn man kein Projekt starten will. Das ist ein Gärungsprozess.

Ablehnende Einträge   Anstrebende Einträge
 

Meckerecke: Ein möglicher Anfang besteht darin, dem eigenen Unmut in einer Meckerecke Luft zu verschaffen. Was stört? Wobei? Wie? Wo tut es weh?

Unmut, Schmerz, Ärger ... das muss nicht sachlich bleiben. Kein Problem. Der nächste, der vorbei kommt, wird persönliche Angriffe entschärfen helfen.

Wünsche: Lass deine Phantasie spielen! Was wünschst du dir? Was wäre schön, angenehm, einfach, ...? Wünsche müssen nicht realistisch bleiben.

 

Probleme: Etwas ruhiger geht es zu, wenn Probleme benannt werden. Was soll anders werden? Wieso? Worin besteht das Problem (der Unterschied zwischen einem erwünschten und einem vorgefundenen Sachverhalt)?

Das Problem kann nach zwei Seiten hin zugespitzt werden, zum Anlass und zum Wunsch.

Ideen: Hast du einzelne Ideen? Irgendwelche Zielvorstellungen? Hinweise zum Thema, die weiterhelfen? Konzepte, mit denen wir zu tun bekommen? Ideen müssen noch keine „Bodenhaftung“ haben, sie können auch mal „in der Luft hängen“.

 

Anlässe: Bei welcher Gelegenheit oder in welcher Situation zeigt sich der Anlass? Was stört daran? In welcher Weise?

 

Anregungen: Hast du Vorschläge? Kennst du Beispiele, die in ähnlichen Fällen ganz gut funktionieren? Welche? Wo? Beschreibe sie kurz!

 

Offene Fragen: Diese Form der Stellungnahme kann völlig neutral bleiben.



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Sichten[Bearbeiten]

Von Zeit zu Zeit werden die gesammelten Stellungnahmen geordnet und gesichtet.

Ordnen
Manche Stellungnahmen passen besser in einen anderen Zusammenhang. Dann werden sie dorthin kopiert oder verschoben und mit einem Hinweis versehen, wo sie herstammen.
Zusammentragen
Manche Stellungnahmen passen zu einem gemeinsamen Thema. Dann werden sie unter diesem Thema zusammengetregen. Das Thema findet am besten an einer relativ zentralen Stelle Platz (etwa ein Forschungsthema auf einer Fachbereichs-Wunschliste, statt auf einzelnen Diskussionsseiten), denn von anderen Stellen (Disksussionen, Forum, ...) können weitere Gedanken einfließen.
Leitgedanken hervorheben
Zeichnen sich Leitgedanken ab, um die das Thema kreist? → Hervorheben!
Ins (logisch) Positive wenden
Schauen wir uns nocheinmal die unterschiedlichen Artikulationen aus dem vorherigen Abschnitt an. Die ersten drei (Meckerei, Probleme, Anlässe) sind negativ formuliert (ablehenend, „So nicht!“), die anderen drei (Wümsche, Ideen, Anregungen) positiv formuliert.
Einstein (1921)
Eine Verneinung...
... trägt noch die gleiche Struktur wie der von ihr verneinte Gedanke. Sie wirkt wie der Abguss von einem Relief. Sie bewegt sich in denselben Kategorien und bleibt dem Alten, dem Anlass, dem Problem verhaftet.
„Man kann ein Problem nicht mit denselben Denkstrukturen lösen, denen es seine Entstehung verdankt.“
Albert Einstein zugeschrieben (Qu. unbek.)


Alternativen aufzeigen
Zu vielen Wünschen, Ideen und Anregungen fallen uns Alternativen ein. Wir wissen noch nicht, welche wir weiter verfolgen wollen.

Aufbereiten[Bearbeiten]

In einem nächsten Schritt werden die Wünsche, Ideen und Anregungen zu Projektvorschlägen aufbereitet. Ein Beispiel (der Erstellung dieses Leitfadens entnommen):


Projektvorschlag: Leitfaden Projektarbeit

Der Leitfaden soll die Projektarbeit erleichtern. Er geht synchron mit dem Verlauf eines Projektes vor. Eine gemeinsame Vorstellung über Gliederung, Ablauf und Dokumente der Projektarbeit vereinfacht die Koordination im Team eines Projektes.

Der Leitfaden soll ...

  • für Absolventen des Elementarkurses leicht zu verstehen sein.
  • vor dem Elementarkurs erstellt werden, damit klar ist, worauf der Kurs abzielt.
  • zunächst in einer einfachen Version für einfache Projekte erstellt werden.
  • sich an den Anforderungen eines Projektes „Kurs ... erstellen“ orientieren.
  • später um Leitfäden für andere Arten von Projekten ergänzt werden.

(weiteres folgt)


von Crochet.david.bot (17.5.2022):


Für Projektvorschläge besteht eine Vorlage.


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Innehalten[Bearbeiten]

Anstatt einen Vorschlag nun sofort umzusetzen, ist es ratsam, erst einmal innezuhalten. Das werden wir im Weiteren noch mehrmals vorschlagen. Noch steckt in unserem Projekt-Keimling wenig Arbeit. Noch können wir uns leicht von ihm trennen. Diese Chance verpassen wir, wenn wir einfach drauflos stürmen.[1]

Wir werden ihm erst etwas Konkurrenz verschaffen. Ein Projekt soll kein Ban-Projekt („Ban“ steht für besser als nichts[2]) werden, sondern ein wirklich erwünschtes Projekt.

Projektvorschlag[Bearbeiten]

Ein Projektvorschlag stellt formlos ein mögliches künftiges Projekt vor. In diesem Abschnitt sollen zwei typische Hindernisse überwunden werden, die beim Vorschlagen eines Projektes entstehen:

(1) Mir fällt nichts ein. Was soll ich schreiben?
(2) Mir fällt zuviel ein. Was soll ich schreiben?

Dies beiden Hindernisse lassen sich zusammenfassen zu

(3) Welche Infos brauchen wir? Was soll ich schreiben?

als Handlung beschreiben[Bearbeiten]

Im Prinzip kann ein Projekt als gigantische Handlung beschrieben werden. Wir hangeln uns dann an den Aspekten entlang, mit denen wir Handlungen immer wieder beschreiben. Dabei greifen wir auf einen reichen Erfahrungsschatz zurück, da wir alle seit unserer Geburt zahllose Handlungen erlernt und differenziert haben.

Entsprechend umfangreich ist unser Wortschatz zur Beschreibung von Handlungen. Die folgende Tabelle dient dazu, im Wortfeld spazieren zu gehen und daraus Anregungen zu entnehmen.[3] Sie ist grob nach zwei Prinzipien sortiert: Von links nach rechts in zeitlicher Erwartung, von oben nach unten instrumental nach Zwecken und Mitteln.

gegenwärtige –––→   ...   ...   Zwecke   ...   ...   –––→ künftige
Bedingungen Bedürfnisse Wünsche Ideale
Anlass Akteur Motive Absicht Anschlussziele
Situation Kenntnisse Handlung Plan (Haupt-) Ziel
Werkzeug Erfahrung Fertigkeiten Etappen Teilziele
Material Taten Arbeit Prozesse Ergebnisse
gegenwärtige –––→   ...   ...   Mittel   ...   ...   –––→ künftige

Für die Frage „Wo geht die Reise hin?“ wandert der Blick nach rechts und nach oben. Für die Frage „Was brauchen wir dazu?“ wandert der Blick nach unten und nach links. Die Tabelle deutet ein Suchfeld an. Eine subjektive und willkürliche Note ist durchaus beabsichtigt.


Befragen[Bearbeiten]

Mit Hilfe von Konzepten können wir Projektvorschläge systematisch befragen. Konzept soll hier einfach heißen: schematische Beschreibung, die nach Aspekten (Merkmalen und Ausprägungen) gegliedert ist.

Wenn wir Projekte als gigantische Handlungen verstehen, dann liegen folgende Aspekte nahe:

Ziel – Welche Situation wird angestrebt?

Produkt: Welche weiterverwendbare Struktur (Objekt, Verfahren, Ordnung) soll erzeugt werden?

Teilziele: Aus welchen unterscheidbaren Bestandteilen setzt sich das Ziel zusammen?

Schonung: Was soll bewahrt bleiben? Was soll vermieden werden?

Zweck: Welche Wünsche (Bedürfnisse...) sollen erfüllt werden?

Verlauf – Wie können wir vorgehen?

Umsetzung: In welchen Schritten können wir das Ziel aufbauen?

Vorbereitung: Welche Schritte müssen wir dazu vorher gehen?

Beschaffung: Was müssen wir uns erst verschaffen?

Planung: Wie können wir Beschaffung, Vorbereitung und Umsetzung planen?

Willensbildung: Welchen Ziele und Zwecke überzeugen uns so, dass wir durchhalten?

 
Mittel – Was muss verfügbar sein?

Material
Informationen
Pläne
Werkzeuge
Infrastruktur
Kompetenzen – Welche brauchen wir?

Kenntnisse
Fertigkeiten
Anleitungen
Übung
Erfahrung


Phasen für schrittweises Schreiben

(Thema, Frage, Zielsetung bekannt)

(1) Suche dir eine Gliederung!
(2) Sammle Stichworte und Fragmente zu den Gliederungspunkten!
(3) Formuliere eine Rohfassung!
(4) Überarbeite mehrfach!
  (4.1)   Grobstruktur / Gliederung
  (4.1)   Inhalt / Gedankengang
  (4.3)   Sorge für die Leserführung!
  (4.4)   Stil / Layout
(5) Such dir einen Lektor / Reviewer
(6) Feinschliff

Entzerren[Bearbeiten]

Spätestens jetzt wird klar, dass wir in einer Flut von Überlegungen ertrinken, wenn wir einfach drauflos wurschteln.

Maxime jeder Arbeit
„Wenn die Übersicht in Gefahr gerät, dann entzerre!“


Für Texte (wie Vorschläge, Skizzen, Leitfäden und Pläne in Projekten) heißt das:

Maxime des Schreibens
„Erstelle und überarbeite schrittweise!“

Überarbeiten[Bearbeiten]

Diskutieren[Bearbeiten]

Für die Diskussion von Meinungen in Projekten ist es sinnvoll, das Meinungsbild möglichst nahe am Streitpunkt zur Verfügung zu haben. Dazu ist die Vorlage Meinungsbild da.


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Meinungen zu diesem Leitfaden:[Bearbeiten]


Pro
  • ...


Contra
  • ...

Filtern[Bearbeiten]

Komplexität bewältigen[Bearbeiten]

Vorgehensprinzipien[Bearbeiten]

divergent vs. konvergent
von grob nach fein
Plane vom Ende her!
Phasenmodelle

Modell für einen Projektverlauf[Bearbeiten]

Flexibel bleiben[Bearbeiten]

Zerlege, zerlege, plane und zerlege![Bearbeiten]

Projektskizze[Bearbeiten]

Eine Projektskizze[4] stellt ein mögliches künftiges Projekt geordnet vor. Da eine Projektskizze umfangreich werden kann, empfielt sich dafür eine eigene Seite.

Vorgehen[Bearbeiten]

Wie groß sind Projekte?
Im SE[5] bezeichnet man Projekte nach Bearbeitungsjahren (BJ) als...

0,02–0,2 BJ: sehr klein
0,2–2     BJ: klein
2–20      BJ: mittel
20–200   BJ: groß
über 200 BJ: sehr groß

Als Hobby (10 Std/Wo) dauert es etwa 5-mal so lange.

Bereits sog. „kleine Projekte“ können Arbeit in erheblichem Umfang beanspruchen (siehe rechts im Kasten). Typische kleine Projekte sind etwa Schreibprojekte von einem halben Bearbeitungsjahr.

  • Magister-, Diplom- oder Masterarbeit (ca. 80 Seiten)
  • Sachbuch aus der Reihe Beck Wissen (ca. 120 Seiten)
  • Novelle oder kleinerer Roman (ca. 220 Seiten)

Es leuchtet daher ein, dass bereits „kleine Projekte“ unsere Planungskunst herausfordern.


Gliederung einer Projektskizze[Bearbeiten]

Plane vom Ende her!
Fast immer erfolgt die Planung eines Projektes vom Ende her. Erst wenn ein Plan vorliegt, kann er in der Reihenfolge des geplanten Vorgehens gedanklich nachvollzogen werden. Das dient der Plausibilitätsprüfung.

Zugegeben, die Ziele des Projektes werden erst zum Schluss erreicht. Trotzdem stehen sie in der Projektskizze am Anfang, denn:

  • Aus den Zielen (v.a. Vorstellungen über das Werk) ergibt sich eine Vorstellung von der Umsetzung (v.a. von der Erstellung des Werkes).
  • Daraus ergibt sich eine Vorstellung vom Bedarf und der notwendigen Beschaffung.
  • Eine Planung erfordert Vorstellungen über Bedarf, Beschaffung, Umsetzung und Zielen.
  • Erst im Zuge der Planung kann das Projekt in umsetzbare Teile zerlegt werden.
  • Dann kann der Aufwand geschätzt werden.
  • Erst eine Vorstellung über die Teilprojekte erlaubt eine redliche Willenbildung, ob und welche Teile umgesetzt werden sollen.
  • Danach richtet sich schließlich die Einrichtung der Projektstrukturen.



Einleitung
Organisatorisches: Anlass • Zweck • Team • Gliederung


Projektziele


Umfeld


Werk „Text“


Weitere Ziele

Teilziele


Projektplanung


Umsetzung

Schreibarbeit (technische Aspekte)

Schreibarbeit (sprachliche Aspekte)

Schreibarbeit (psychische Aspekte)

Schreibarbeit (ästhetische Aspekte)


Vorbereitung

(a) Literaturarbeit

(b) Empirische Arbeit

(c) Kurs erstellen


Beschaffung


Planung

Entzerren → Verteilen → Zerlegen


Teilprojekte

Nach außen: Umfang des Projektes

Nach innen: Teilprojekte

Ziele → Umsetzung → Vorbereitung → Beschaffung → Planung


Willensbildung


Aufwand


Zwischenbilanz


Projektstrukturen


Freigabe


Erstellen[Bearbeiten]

Einbinden[Bearbeiten]

...[Bearbeiten]

Anhang[Bearbeiten]

Komponenten (Modularisierung)[Bearbeiten]

Bisher zeichnen sich folgende Komponente zur Modularisierung ab
  • Phasen: Rohmaterial → Projektvorschlag → Projektskizze → Freigabe=Projektstart
  • Gliederung: Rubriken für Foren, sortiert von ablehnend bis anstrebend.
Meckerecke • Probleme • Anlässe • offene Fragen • Ideen • Anregungen • Wünsche
  • Konzept: zur Logik der Verneinung
  • Vorlage: Projektvorschlag(-box)
  • Konzept: Konkurrenz verschaffen
  • Konzept: Handlungsaspekte (Ziele • Verlauf • Mittel • Kompetenzen)
  • Konzept: Entzerren
  • Phasen: Phasen des Schreibens
  • Vorlage: Meinungsbild
  • Phasen: Reihenfolge in der Projektplanung
  • Gliederung: Projektskizze

Diese Module können mittelfristig ausgelagert werden.

Künftige Aufgaben[Bearbeiten]

  • Nach der Erstellung aller Module des Leitfadens in einer Rohfassung ist alles sorgfältig zu überarbeiten.
  • Welche Komponenten sind im Zuge einer Modularisierung als Textbausteine auszulagern? Sie können dann von verschiedenen Leitfäden, vom Elementarkurs und von der Online-Hilfe gemeinsam genutzt werden.

Literatur[Bearbeiten]

  • R.Züst: Systems Engineering – kurz und bündig.
  • O. Kruse: Keine Angst vor dem leeren Blatt.

Fußnoten[Bearbeiten]

  1. Beim Brettspiel Go, einem außerordentlich komplexen Strategiespiel, heißt dies aji keshi = vergeudete Möglichkeit und gilt als plump, kurzsichtig und unbrauchbar.
  2. Die Idee „Ban“ = „besser als nichts“ ist entnommen aus: Susan Page (2006): Single bleiben? Ohne mich! 10 Strategien für die erfolgreiche Partnerwahl.
  3. Die Tabelle soll nicht als Handlungskonzept missverstanden werden. Dafür müsste man sich mit den Qualitäten der einzelnen Handlungsaspekte befassen und mit dem Gefüge, das sich daraus ergibt. Je nachdem wie differenziert die Betrachtung ausfällt, sind zwischen 20 und über 50 eng miteinander verflochtene Aspekte zu unterscheiden. Dieses Geflecht lässt sich nicht mehr sauber nach nur zwei Prinzipien sortieren.
  4. Manche nennen ein solches Dokument „Projektantrag“ oder „Vorstudie zum Projekt“.
  5. Die Abkürzung SE wird sowohl für Software Engineering (im IT-Sektor) wie für Systems Engineering (in Ingenieurswesen und Organisationslehre) verwendet.