Videokonferenz/Sprechstunden

In diesem Modul lernen Sie, wie Sie Sprechstunden mit einer OpenSource-Videokonferenzsoftware abbilden können. Dabei geht es um die folgenden Schritte:

(Einrichtung des Raumes) Wie muss ein Raum eingerichtet, werden der für Sprechstunden geeignet ist? Im Gegensatz zu einem Meeting/Besprechung in einer Gruppen, bei jeder eintreten kann, wenn der die Link zur Besprechung kennt, ist es bei eine Sprechstunde wesentlich, dass gerade nicht jeder beliebig in einer Raum eintreten kann, sondern die Person, die die Sprechstunde durchführt, die Person in den Raum hereinbittet.
(Warteschlange für die Sprechstunde) In der Regel kann man die Dauer einer Sprechstunde nicht gut abschätzen, insbesondere wenn unerwartete Probleme diskutiert werden. Daher muss man eine Warteschlange auch für Sprechtstunden mit Videokonferenzen vor dem digitalen Sprechstundenraum abbilden. Sie lernen hier,
- (Studierende/Schüler/Kunden) wie Sie als wartende Person mit dieser digitalen Sprechstundensituation umgehen können und wie Sie digitale Dokumenten in die Sprechstunde bringen können und gemeinsam besprechen können?
- (Lehrpersonal/Service-Supportmitarbeiter-innen) Wie kann man die Warteschlange schrittweise abarbeiten und wie muss man die Studierenden/Schüler/Kunden informieren, damit sie sich entsprechend auf die digitale Sprechstunde vorbereiten können. Inbesondere in COVID-19-Zeiten und einer radikalen Veränderung unserer täglichen Arbeitsabläufe müssen die Anbieter von Sprechstunden davon ausgehen, dass nicht alle, die in die Sprechstunde kommen, die Abläufe kennen und von der neuen Situation ggf. überfordert sind.

Hinweis: Bitte nutzen Sie dieses Dokument nicht als Informationsquelle in Ihrer Einrichtung für die Umsetzung von digitalen Sprechstunden, sondern tragen Sie ggf. auch mit Ihren Anwendungsfällen und ergänzenden Hinweisen dazu bei, dass die Lernressource besser für das Training und das Umsetzen dieser Abläufe geeignet ist. Ggf. können Sie Ihre eigenen Anwendungsfälle auch als eine Wiki2Reveal-Präsentation in Wikiversity erstellen und als Link nutzbar machen.

Einrichtung des Sprechstundenraumes

Die folgende Einstellungen in BigBlueButton sorgen dafür, dass eine Warteschlange vom Anbieter in BBB verwaltet wird und die wartenden Personen in den Sprechstundenraum per Click hereingebeten werden können.

(Freigabe durch Moderator) Der Moderator ist der Anbieter in der Sprechstunde und holt die Wartenden links in den Sprechstundenraum mit (Accept). Der Moderator kann mit dieser Einstellung und trifftigen Gründen auch den Zugang zum Raum ablehnen (Deny).
(Keinen Zugangscode für digitale Sprechstunden) Verwenden Sie keinen Zugangscode für eine Sprechstunde, denn das ist eine ungeeignete Zugangsbeschränkung für digitale Sprechstunden. Jede(r) kann immer noch den digitalen Sprechstundenraum mit Zugangscode betreten, auh wenn sich noch jemand in einer Besprechung befindet.

Hinweise für Studierende/Schüler/Kunden

(PDF-Dokumente in der Sprechstunde) Bringen Sie Dokumente idealerweise im PDF-Format mit zur Sprechstunde. Sie können mit LibreOffice sowohl Besprechungsergebnisse als auch Screenshots erstellen und die für Sie wichtigen Ergebnisse und Skizzen aus der Besprechung mitnehmen. Dazu installieren Sie bitte LibreOffice und richten in LibreOffice-Draw das Seitenformat ggf. im Querformat (landscape) ein, weil die gemeinsam erstellten Skizzen in BBB ebenfalls ein Querformat besitzen.
(Handgeschriebene Skizzen) Handgeschriebene Notizen können Sie mit Ihrem Smartphone fotografieren und auf Ihren Rechner/Laptop kopieren. Diese Bilder können Sie dann in der digitalen Sprechstunde zeigen und diskutieren. Idealerweise im Querformat, weil es besser zum Querformat des Bildschirms passt.
(Geteilte Notizen) In einer Sprechstunde kann man z.B. auch die Gliederung einer Abschlussarbeit (z.B. Master/Bachelor) diskutieren. Dafür bietet sich die Verwendung der geteilten Notizen an. Ihre Gliederung sollten Sie daher als Text während der Sprechstunde in die geteilten Notizen kopieren. Am Ende der Sprechstunden können Sie dann wieder die geteilten Notizen als HTML oder als reinen Text exportieren und ggf. in LibreOffice-Writer mit HTML-Formatierung weiter bearbeiten. Ein Arbeiten mit den geteilten Notizen in BigBlueButton bietet sich immer dann an, wenn Sie gemeinsam in der digitalen Sprechstunde an Textbausteinen arbeiten.

Hinweise für die Anbieter von digitalen Sprechstunden

(Hinweis des Anbieters für Besucher) Wenn Sie selbst einen OpenSource BigBlueButton-Server verwenden, können Sie die Personen in der Warteschlange auf diese Dokumentation hinweisen, damit Sie sich die Wartenden entsprechend auf die Besprechung vorbeiten können (also z.B. wie die Besucher der Sprechstunden die Dokumente mitbringen und zeigen können PDF, Fotographie oder als Textdatei, die man in die geteilten
(Kollaborative Ergänzung diese Informationsseite) Gerne können Sie diese Wikiversity-Hinweise in dem Lernmodul auch mit weiteren Hinweisen ergänzen, die Sie auch mit der Wiki-Gemeinschaft teilen möchten.
(Nutzung für andere Videokonferenzsystem) Falls Sie nicht BigBlueButton sondern andere Videokonferenzsysteme verwenden, können Sie diese Dokumentation auch unter der Creative-Commons „Namensnennung – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0“ anpassen und in Ihrer Einrichtung verwenden (siehe auch Open Educational Resources) verwenden und an Ihre IT-Infrastruktur der Einrichtung unter Berücksichtung der Creative-Commons-Lizenz anpassen. Viele Aspekte sind unabhängig von der verwendeten Videokonferenzsoftware, wenn diese z.B. ebenfalls die gemeinsame Erstellung von geteilten Notizen und Skizzen ermöglicht. Diese Dokumentation bezieht auf OpenSoure-Videokonferenzsysteme.

Hilfreiche fehlende Komponenten für diese Lernressource

Hilfreiche Unterstützung für Lernende wären

ein Screencast/Bildschirmaufnahme in Wikiversity, die zeigt, wie zwei Personen in einer Sprechstunden in BigBlueButton gemeinsam an geteilten Notizen arbeiten und gemeinsam eine Skizze erstellen und ergänzen (ggf. Verweis auf ein existierendes Video hier ergänzen).
ein Unterstützung wie Dokumente in die Besprechung hochgeladen und geteilt werden.
Hinweise, die erläutern, wie am Ende einer Sitzung die gemeinsam erstellten Ergebnisse abgespeichert werden können.

Übungsaufgaben

Die folgenden Übungsaufgaben sind für Moderator(-inn)en/Anbieter von digitalen Sprechstunden gedacht:

(Test mit 3 Personen) Untersuchen Sie, wie man eine digitale Sprechstunden in einem administrativen Anwendungsfall in BigBlueButton im Vergleich zu einer echten Warteschlange vor der Bürotür abbilden kann. In einem kleinen Test mit 3 Personen (1 Sprechstundenanbieter, 2 Wartende) simulieren Sie eine kleine digitale Sprechstunde und holen Sie als Sprechstundenanbieter, die vor einem Büro stehenden Personen nacheinander in die Sprechstunde (z.B. für einen Test in einem Sekretariat).
- (Rollentausch) Tauschen Sie die Rollen, damit jede(r) Moderator(-in) einmal diese spätere Rolle sieht, und erfahren kann, wie die Rolle der Wartenden ist.
- (Dokumententausch) Nutzen Sie die als Team die geteilten Notizen, um exemplarisch an einem Dokument gemeinsam zu arbeiten.
(Hinweise auf Webseiten) Nehmen wir an, Studenten warten auf eine Sprechstunde von Dozent(-inn)en an einer Universität. Welche Informationen müssen Sie auf Webseiten angeben, damit neben der korrekten Einstellung des Videokonferenzraumes auch die Studierden wissen, wie sich sich auf die digitale Sprechstunde vorbereiten sollen (siehe auch das Mitbringen von digitalen Dokumenten). Welche Hinweise helfen den Studierenden in der Warteschlange gerade am Anfang, wenn diese Abläufe noch unvertraut sind. Wie koordinieren Sie die Warteschlange, wenn sie die Wartenden nacheinander in den Videokonferenzraum rufen.
(Optimierung) Wie kann die Warteschlange für die Studenten oder die Kunden, die auf die Sprechstunde warten, optimiert werden?
(Vorbereitung der digitalen Dokumente durch die Wartenden) Wie kann man digitale Dokumente im PDF-Format in die Sprechstunde mitnehmen und gemeinsam in der Sprechstunde diskutieren?
(geteilte Notizen) Wie kann man gemeinsam in der Sprechstunde ein Dokument in einer BigBlueButton-Videokonferenz erstellen, das als Ergebnis des Sprechstundentermins festgehalten und aus der Besprechung mitgenommen werden kann .
(Skizzen teilen, erstellen und sichern) Wie kann man gemeinsam erstellte Skizze in eine LibreOffice-Draw-Dokument für die weitere Nutzung gesichert werden (Screenshot) und auch zu einer späteren Sitzung als exportiertes PDF-Dokument wieder in die Sprechstunde mitgenommen werden, damit es erneut annotieren kann und weiter Ergänzungen vornehmen kann (z.B. LibreOffice-Draw im Querformat vor der Sprechstunde öffnen und wichtige Skizze als Screenshots aus der BigBlueButton-Sprechstunde als digitales Dokument sichern). Erläutern Sie, warum es wesentlich ist, dass die Werkzeuge für Linux, Windows und MacOSX in gleicher Weise als frei verfügbares Werkzeug zur Verfügung stehen sollte (siehe auch Digitale Handschriftannotation)!

Siehe auch